מחזור הרכישה והתשלום (המכונה גם מחזור PPP לרכישות, תשלומים ותשלומים) מורכב בעיקר משני סוגים של עסקאות. המחלקה הראשונה היא מחלקת הרכישה. רישום היומן האופייני לסוג זה של עסקאות הוא חיוב למלאי מלאי מלאי הוא חשבון נכס שוטף שנמצא במאזן, המורכב מכל חומרי הגלם, המוצרים המלאכים והמוצרים המוגמרים שחברה צברה. לעתים קרובות הוא נחשב לנזיל ביותר מבין כל הנכסים השוטפים - ולכן הוא אינו נכלל במניין בחישוב היחס המהיר. או הוצאה וזיכוי לחשבונות שיש לשלם חשבונות לתשלום הם התחייבות שנוצרה כאשר ארגון מקבל סחורות או שירותים מספקיו באשראי. חשבונות חייבים צפויים להיות משולמים תוך שנה,או בתוך מחזור הפעלה אחד (הארוך מביניהם). AP נחשב לאחת הצורות הנזילות ביותר של התחייבויות שוטפות. טענת הסיווג חשובה מאוד בתרחיש זה מכיוון שיש חיובים אפשריים רבים שיכולים למלא את רישום היומן.
המעמד השני של עסקאות במחזור הרכישה והתשלום הוא מחלק התשלומים במזומן. רישום היומן האופייני למחלקה זו הוא פשוט חיוב בחשבונות שיש לשלם ואשראי במזומן. בסך הכל, מחזור זה עוסק בעיקר בהטלת חובות ותשלומי חובות אלה במזומן.
פונקציות עסקיות אופייניות ומסמכים חשובים
למרות שחברות רבות עוקבות אחר תהליכים פנימיים שונים ומשתמשות בשיטות מבוססות אלקטרונית, תרשים הזרימה הבא הוא תהליך עסקי אופייני מחזור חיים עסקי מחזור החיים העסקי הוא התקדמות של עסק בשלבים לאורך זמן, והוא מחולק לרוב לחמישה שלבים: , צמיחה, התנערות, בגרות וירידה. במחזור הרכישה והתשלום.
התהליך מתחיל בדרך כלל בדרישת רכש שמייצר עובד בחברה. דרישת הרכישה היא מסמך המתאר את המוצר הדרוש ואת הכמות הנדרשת. לאחר מכן המסמך נשלח למחלקת הרכש המייצרת הזמנת רכש. בהזמנת הרכישה מופיעים המוצר לרכישה, הכמות להזמנה והמחיר שהחברה מוכנה לשלם.
בדרך כלל, עובדים רשאים לקנות רק מרשימת ספקים מאושרת. לאחר קבלת הסחורה שהוזמנה על ידי המחלקה הבאה, החברה מוציאה דוח קבלה. הדו"ח אמור להתיישב עם הזמנת הרכש והוא נשלח לצוות החשבונות במחלקת הנהלת חשבונות. כאן העובד מיישב את הסחורה שהתקבלה עם חשבונית הספק ונרשמת רישום היומן לחשבונות. לבסוף, התשלום מעובד באוצר והמזומן משולם בפועל.
מתודולוגיה כללית לביקורת מחזורים
בעת ביקורת מחזורי חברות שונות, הגישה האופיינית היא:
- להבין את הישות וסביבתה
- עבור כל מחזור, זהה בקרות פנימיות שקיימות
- הערך את סיכון הבקרה ואת הסיכון להפרעה מהותית
- הערך את ניתוח העלות-תועלת של בקרות הבדיקות ובעקבות גישת ביקורת משולבת לעומת גישת ביקורת מהותית בלבד
בקרות פנימיות חשובות לרכישות ותשלומים
זכור כי לגבי סוגים של עסקאות ישנן חמש קביעות רלוונטיות: ניתוק, סיווג, שלמות, התרחשות ודיוק .
בקרה פנימית הנוגעת לטענת ההתרחשות היא שכל רכישה מלווה במסמכים התומכים הנדרשים, כגון דרישת הרכישה, הזמנת הרכש, דוח קבלה וחשבונית הספק. ללא מסמכים כאלו, רכישה אינה יכולה "להתרחש" ולכן לא הייתה צריכה להירשם. בקרות אחרות כוללות אישורי הזמנות רכש על ידי צוות ברמה גבוהה יותר, ביטול מסמכים לאחר רישום / חשבונאות של עסקה ואישור כל שינוי ברשימת הספקים.
מבחינת טענת השלמות, הזמנות רכש ודוחות קבלה בדרך כלל ממוספרים מראש ומחושבים עליהם. אם מספר הוקלט פעמיים או שיש מספר חסר מהרשימה, יהיה קל להבין את הבעיה.
לבסוף, מבחינת טענת הסיווג, חלק מהבקרות כוללות אישור הולם ממפקח לרישומי יומן, רשימה / תרשים חשבונות נאותים עם תיאורים של כל אחד מהם, והשוואה בין יתרות לסכומים המתוקצבים. מבחינת התשלומים במזומן, בקרות חשובות הן בעיקר הפרדת חובות ותיאומים תכופים של הבנקים.
תפקיד המבקר
נהלים אנליטיים מהותיים הם בדרך כלל ניתוח מגמה ויחס לעומת נתוני התעשייה, נתוני השנה הקודמת והתוצאות הצפויות. נהלים אנליטיים מהותיים הם בדרך כלל מספיקים ומתאימים כראיות ביקורת מכיוון שהסכומים אינם משמעותיים ולעיתים קרובות כרוכים ביתרות טריוויאליות יחסית כגון הוצאות כלליות וניהוליות. עם זאת, בנושאים חשבונאיים שיפוטיים ומורכבים יותר ביחס להוצאות משפט, תיקונים, הוצאות אחזקה והוצאות חכירה, למשל, מבקרי מבקרים ירצו לקבל ביטחון רב יותר ולבצע בדיקות של פרטי היתרות.
קריאות קשורות
תודה שקראת את המדריך של פיננסים למחזור הרכישה והתשלום. אנו מציעים את המשאבים הבאים בחינם למידע נוסף.
- חשבונות חייבים חשבונות חייבים חייבים (AR) מייצגים מכירות אשראי של עסק, שעדיין לא משולם במלואו על ידי לקוחותיו, נכס שוטף במאזן. חברות מאפשרות ללקוחותיהן לשלם בפרק זמן סביר וממושך, בתנאי שמוסכם על התנאים.
- רווחים שמורים
- דוח רווח והפסד דוח רווח והפסד דוח רווח והפסד הוא אחד הדוחות הכספיים המרכזיים של החברה המציגים את הרווח וההפסד שלהם לאורך זמן. הרווח או ההפסד נקבע על ידי לקיחת כל ההכנסות והפחתת כל ההוצאות מפעילות תפעולית ולא תפעולית. דוח זה הוא אחד משלושה דוחות המשמשים הן במימון תאגידי (כולל מודל פיננסי) והן בחשבונאות.
- הסמכת דוגמנות פיננסית הסמכת FMVA® הצטרפו ל -350,600 סטודנטים + עובדים שעובדים בחברות כמו אמזון, ג'יי פי מורגן ופרארי